Terminplaner

Der HADES-Terminplaner gibt übersichtlich Auskunft über sämtliche Vorgänge auf dem Friedhof – so werden Beisetzungen, Trauerfeiern, gesperrte Termine (z.B. bei Friedhofsbegehungen), aber auch Ausgrabungen, Wiederbeisetzungen oder private Termine zuverlässig. Termine können dabei in der 5- oder 7-Tagesansicht friedhofsbezogen oder auch übergreifend angezeigt werden. Für evtl. Aushänge können auch entsprechende Terminpläne ausgedruckt werden.

Von diesen Terminen kann man bequem direkt zu den betroffenen Grabstätten „springen“ und sich hier weitergehende Informationen anzeigen lassen oder diese vervollständigen. Auf dieser Basis und der Angaben zur Bestattungs- und Grabart werden später automatisch die offenen Vorgänge und Gebührenbescheide generiert.

Neben den normalen Terminfunktionen bietet der Terminplaner auch noch eine automatische Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktion. HADES prüft dabei u.a. ablaufende Nutzungerechte, anstehende Grababräumungen, offene Bescheide u.v.m. So entgeht Ihnen künftig nichts mehr!

Ein weiteres Highlight des Terminplaners ist der so genannte Nutzungsnachfolge-Assistent: wird eine Person bestattet, die in HADES auch als Nutzungsberechtigter an einem oder mehreren Grabstätten bekannt ist, so weist der Assistent nicht nur bereits bei der Terminvergabe hierauf hin, sondern überwacht auch noch alle anderen, mit diesem Personenkonto verbundenen offenen Vorgänge, wie z.B. unausgeglichene Bescheide, Anschreiben etc. Der Assistent bietet dann an, die Vorgänge automatisiert zu bearbeiten (Übertragung des Nutzungsrecht an einen evtl. Nachfolger inkl. Anschreiben und neuer Graburkunde, Ausdruck einer OP-Liste…) oder eine Erinnerung über den Vorgang im Terminplaner zu setzen.

Grab-Karteikarte

Die besonders übersichtliche und umfassende Karteikarten-Darstellung ermöglicht es, alle relevanten Daten zu einer Grabstätte auf einen Blick zu erfassen und so schnell auskunftsfähig zu sein. Unterstützt wird dieses durch leistunsstarke Suchmaschinen, deren Filterkriterien sich beliebig miteinander kombinieren lassen; hierzu später mehr…

Über das Karteikarten-Management werden Verwaltungsvorgänge zentral erfasst und zur weiteren Bearbeitung vorbereitet. Das Vorgehen ist hierbei denkbar einfach: nach Auswahl der gewünschten Grabstätte wird der neue Vorgang mittels eines Assistenten, der durch die einzelnen Schritte führt, erfasst. HADES legt dabei automatisch Nutzungsrechte, Verlängerungen, Hinzuerwerbe etc. an und ermittelt auf Basis der jeweiligen Stammdaten die entsprechenden Gebühren. So steht der fertig vorbereitete Gebührenbescheid anschließend in den „offenen Vorgängen“ zur evtl. Vervollständigung und dem Ausdruck zur Verfügung.

Und auch hier steht der so genannte Nutzungsnachfolge-Assistent zur Verfügung: wird eine Person bestattet, die in HADES auch als Nutzungsberechtigter an einem oder mehreren Grabstätten bekannt ist, so weist der Assistent nicht nur hierauf hin, sondern überwacht auch noch alle anderen, mit diesem Personenkonto verbundenen offenen Vorgänge, wie z.B. unausgeglichene Bescheide, Anschreiben etc. Der Assistent bietet dann an, die Vorgänge automatisiert zu bearbeiten (Übertragung des Nutzungsrecht an einen evtl. Nachfolger inkl. Anschreiben und neuer Graburkunde, Ausdruck einer OP-Liste…) oder eine Erinnerung über den Vorgang im Terminplaner zu setzen.

Zu den Hauptmerkmalen des Karteikarten-Managements gehören daneben u.a.:

  • schnelle Datenerfassung (Eingabemodus zur Übernahme von Papier-Karteikarten)
  • Verwaltung der Nutzungsrechte, Verlängerungen, Verzichte, Umbettungen etc.
  • direktes Springen und Anzeige der Grabstätte in der Grafik / im GIS (Modul)
  • Nutzungsberechtigte(r), Nutzungsnachfolger, Grabname
  • Anzeige von Grabpflege-Aufträgen und Legaten/Stiftungen (Module)
  • Historie zur Grabstätte inkl. aller Dokumente
  • Dokumentenmanagement für ein-/ausgehendem Schriftverkehr
  • Vorgangs- und Erwerbsprotokoll-Übersicht mit Direkt-Link zum Bescheid
  • schematische Grabgrundriss-Darstellung inkl. aktueller Belegung
  • Druckdialog für Graburkunden, Karteikarte, Brief
  • Grabzustandserfassung inkl. Foto und Dokumentation
  • Grabmalgenehmigung nach TA-Grabmal u.v.m.

Im übersichtlichen und automatisch mitgeführten Erwerbsprotokoll werden Erwerbe und Verlängerungen etc. sowie alle relevanten Gegebenheiten zur Grabstätte nachgehalten – so werden z.B. auch historische Erwerbe, Verzichte und Verlängerungen genauso angezeigt wie auch Hinzuerwerbe etc.

Das Vorgangsprotokoll listet dabei alle Vorgänge zum Grab, wie Umbenennungen, Teilungen oder Hinzuerwerbe, Bescheide, Anschreiben, Ausdrucke usw. chronologisch auf und selbstverständlich kann man von jedem Protokolleintrag direkt zu den verknüpften Daten springen.

Wird das optionale Grafikmodul eingesetzt, kann man direkt von der Karteikarte mit nur einem Mausklick zur Plandarstellung wechseln, das ausgewählte Grab wird dabei automatisch fokussiert und im Detail angezeigt.

Bestattungen

Zu jeder Karteikarte („Grabstätte“) können -entsprechend ihrer Belegungsmöglichkeit- beliebig viele aktuelle und auch historische Bestattungsfälle hinterlegt werden. Hier stehen neben den üblichen Informationen zum Verstorbenen auch noch zahllose weitere Felder zur Erfassung weitergehender Daten zur Verfügung.

Folgende Informationen können u.a. zu Bestattungen / Beisetzungen erfasst werden (oder automatisch gefüllt bzw. berechnet):

  • letzte bekannte postalische Anschrift des Verstorbenen
  • Geburts-, Sterbe- und Bestattungsdatum mit autom. errechnetem Alter
  • Belegungsstelle und Position innerhalb der Grabstelle
  • Bestattungsart
  • Ruhefristende (inkl. evtl. Verlängerung  autom. errechnet)
  • Details zur Bestattung inkl. Sterbebuchangaben
  • Angaben zum Veranlasser der Bestattung
  • Informationen zu beanspruchten Zusatzgebühren
  • beliebige Freitext-Bemerkungen zur Bestattung
  • sowie Bilder, Dokumente u.v.m.

Ruhefristen werden dabei je nach Grabart automatisch errechnet und ggf. notwendige Verlängerungen des Nutzungsrechts von HADES berücksichtigt -bei Bedarf und je nach Einstellung in den Stammdaten-taggenau berechnet.

Und ebenso wie beim Terminplaner und der Karteikartenverwaltung wacht der Nutzungsnachfolge-Assistent über Bestattungen von Nutzungsberechtigten und ermöglicht die problemlose Übertragung im Beisetzungsfall.

Vorgangs-Assistenten – Verwaltung leicht gemacht!

Zur Erleichterung der täglichen Verwaltungsarbeit beinhaltet HADES zahlreiche Assistenten, die die Bearbeitung von Vorgängen weitestgehend automatisieren und damit viel Arbeit abnehmen. Außerdem werden durch ausgeklügelte Mechanismen unnötige Doppeleingaben und Fehler vermieden.

Das Vorgehen: bei Erfassung eines neuen Vorganges muss lediglich die passende Grabkarteikarte aufgerufen und auf die Schaltfläche „neuer Vorgang“ geklickt werden – es öffnet sich ein Dialog, der -auf den aktuellen Status (mit / ohne lfd. Nutzungsrecht o.ä.) der Grabstätte abgestimmt- gleich die passenden Vorgänge vorschlägt und deren Erfassung jeweils mittels eines eigenen Assistenten-Dialoges begleitet.

Folgende Vorgänge werden dabei mittels Assistenten von HADES unterstützt:

  • Vorerwerbe und Reservierungen sowie „eingeschränktes Nutzungsrecht““
  • Ersterwerb mit / ohne Bestattung bzw. Beisetzung
  • Nacherwerbe / Verlängerungen mit / ohne Notwendigkeit
  • Nutzungsrecht-Übertragung und –Nachfolge
  • Umbettungen
  • Hinzuerwerb von Stellen
  • Teilung von Grabstätten
  • (Teil-)Verzichte
  • Grabsperrung
  • grabbezogene Angebote / Aufträge zur Grabpflege (Modul)
  • Umbenennung von Grabstätten
  • Einzugsverfahren

Das Praktische hieran ist, dass HADES dabei noch z.B. auf die Korrektheit und Chronologie der Einträge wacht und den Benutzer auf evtl. Fehleingaben oder nicht ausgefüllte Pflichtfelder aufmerksam macht. Selbstverständlich werden Nutzungsdauern, Verlängerungen und Ruhefristen dabei automatisch von HADES tagesgenau berechnet und für die Bescheidlegung vorbereitet.

Alle Einträge sind hierbei untereinander vernetzt und werden lückenlos im Vorgangsprotokoll der Karteikarte nachgehalten. So können auch historische Einträge zu zwischenzeitlich bereits abgeräumten Gräbern verlustfrei wiedergegeben werden – und das ganz ohne zusätzlichen, manuellen Aufwand!

Offene Vorgänge – einfach übersichtlich!

Neben der Terminplanung und der Vorgangsverwaltung führt HADES noch eine Übersicht offener Vorgänge mit, die auf der Basis der zuvor im Terminplaner oder den Karteikarten gemachten Eingaben automatisch generiert werden.

Vorgangsbasierte Bescheidvorschläge können dabei einfach per Mausklick bearbeitet oder direkt in Bescheide umgewandelt werden.

In den „offenen Vorgängen“ wird z.B. angezeigt,

  • dass es für kostenpflichtige Vorgänge, wie z.B. Erwerbe, Bestattungen, Kühlkammernutzung u.v.m. noch Gebührenbescheide zu erstellen gibt,
  • dass noch zu druckende Bescheide existieren – diese können natürlich noch vor dem endgültigen Druck bearbeitet / ergänzt werden,
  • welche Bescheide noch nicht ausgeglichen sind – auch nach unterschiedlichen Mahnstufen (Zusatzmodul) filterbar,
  • und nach allen Kriterien kann selbstverständlich gefiltert oder auch nach Excel übergeben werden.

Damit ist auf übersichtliche und leicht verständliche Art sichergestellt, dass kein Vorgang vergessen wird, den es noch abzuschließen gilt.

Grabzustände einfach erfasst und verarbeitet

Über die in den Stammdaten hinterlegten Mängelarten (z.B. Sicherheits- oder Pflegemängel) sowie die hierzu passend von Ihnen selbst definierten Detailmängel („ungepflegt“, „entspricht nicht der Satzung“ etc.) können Sie diese zu jeder Grab-Karteikarte hinterlegen und auch Fotos zuweisen.

So erfasste Daten können dann per Serienbrief-Funktion verarbeitet werden: per Knopfdruck werden Anschreiben an die Nutzungsberechtigten bemängelter Grabstätten erstellt, Termine zur Setzung von Nachprüf-Fristen automatisch gesetzt und vom Terminplaner inkl. Erinnerungsfunktion überwacht und effektives Arbeiten ermöglicht…

Behobene Mängel können anschließend mit nur einem Mausklick als „erledigt“ gekennzeichnet werden.

Außerdem verarbeitet HADES die Ergebnisse digital aufgenommener Standsicherheits-Prüfungen unseres Partners BSK und übernimmt die Mess-Ergebnisse inkl. der Kraft-Zeitkurve (grafische Darstellung und Messwerte in NM) direkt in die Karteikarte – so funktioniert modernes Arbeiten heute!

Grabdokumentation (DMS – Dokumenten-Management-System)

Für die Friedhofsverwaltung wird es immer wichtiger, Vorgänge auf und zum Grab genau zu nachzuhalten – hier leistet Ihnen die Grabdokumentation von HADES gute Dienste: so können nicht nur Fotos mit entsprechenden Kommentaren und Schlagworten, nach denen auch gesucht werden kann, hinterlegt werden, sondern auch z.B. (eingescannter) eingehender Schriftverkehr; im Prinzip können auf diese Art und Weise alle digitalen Dokumente oder Dateien chronologisch sortiert erfasst und über komfortable Suchfunktionen auch wiedergefunden werden.

Die Verwendung der in HADES integrierten Grabdokumentation ist dabei übersichtlich wie einfach gehalten und lässt jederzeit schnelle und aktuelle Auskünfte zu.

Mit dem HADES-Grabmalgenehmigungs-Verfahren, das sich an den neuen Regelungen der TA Grabmal orientiert, wird das Zusammenspiel der Beteiligten (Friedhofsverwaltung, Nutzungsberechtigten und Steinmetze) optimiert.

Über die Eintragung der genehmigungsfähigen Grabmalarten und deren Beschaffenheit, wie z.B. Materialien, Bearbeitungsarten, Schrift und natürlich der Maße in den Stammdaten kann HADES selbständig entsprechende Anträge ausdrucken und auf evtl. Abweichungen oder Probleme hinweisen.

Sowohl Antragsteller als auch der ausführende Steinmetz werden hierbei einfach von der Grab-Karteikarte bzw. den Personendaten ausgewählt und für den Antrag übernommen – es müssen nur noch notwendige, ergänzende Eingaben gemacht werden. Um die Einhaltung der Kontrollfristen (Erinnerungsfunktion im Terminplaner!) als auch die Erstellung eines entsprechenden Bescheides kümmert sich HADES ganz von allein.

Zur Beantragung, Aufstellung und der Abnahme erforderliche Formulare sind bereits in HADES hinterlegt und können über den integrierten Formular-Designer beliebig individualisiert werden.

Und mit der mobilen Grabzustandserfassung kann die Prüfung der Grabmale künftig ganz ohne die sonst üblichen Papierlisten erledigt und inkl. Foto und Messwerten zur Standsicherheitsprüfung der Grabmale revisionssicher dokumentiert werden!

Suchfunktionen

Mit den in HADES enthaltenen Suchfunktionen können Gräber, Verstorbene, Nutzungsberechtigte, Bescheide und vieles mehr einfach und schnell gesucht und gefunden werden. Dabei sind alle Suchkriterien beliebig miteinander kombinierbar. Selbstverständlich gibt es auch eine Volltextsuche und die Möglichkeit mit Platzhaltern („*“) zu arbeiten. Suchen können friedhofsbezogen oder auch -übergreifend ausgeführt werden und der gesuchte Datensatz wird dann ganz einfach per Klick auf das Suchergebnis angesteuert.

Je, nachdem welche Suchfunktion aufgerufen wird, werden kontextbezogene Such- und Filterkriterien angeboten, die schnell zum gewünschten Ergebnis führen – so werden schnelle Auskünfte zum Kinderspiel! Folgende Suchfunktionen stehen dabei zur Verfügung:

Besonders praktisch dabei: jedes Suchergebnis dient nicht nur zur Anzeige und Auswahl von Daten sondern kann auch bequem nach Excel exportiert oder als Serienbrief-Datei erzeugt werden. So kann das Suchergebnis weiter ausgewertet und / oder zum Anschreiben z.B. der Nutzungsberechtigten nach bestimmten Kriterien dienen.

Gebührenbescheide schreiben…

In aller Regel werden Bescheide in HADES durch entsprechende Vorgänge bereits automatisch generiert – aber natürlich können diese auch manuell z.B. für individuelle Leistungen erstellt werden.

Die Bescheidfunktion von HADES umfasst dabei folgende Features:

  • Bearbeitung vorgangsbezogener Bescheidvorschläge
  • manuelle Bescheidlegung
  • Auswahl einzelner Gebühren oder so genannter Gebührenpakete
  • Zuordnung von Bescheidempfängern / Debitoren
  • Zuweisung von Bescheiden zu Grabstätten
  • Vereinbarung von Ratenzahlung inkl. autom. errechneter Ratenhöhe und Fälligkeiten
  • Splitten von Bescheiden z.B. auf Erbengemeinschaften / x Bescheidempfänger (jeweils: prozentual, absolut / Restbetrag individuell hinterlegbar)
  • Vorschau des Bescheides oder Direktdruck, auch mit Zahlungstalon
  • Ausdruck von Zweitdrucken, Anordnungen, Urkunden und beliebigen eigenen Formularen
  • Fälligkeits- und Mahnstufen-Überwachung
  • Barkassen-Funktion mit autom. Ausgleich
  • Schnittstellen-Übergabe der Sollstellungen
  • Einzelbuchungsnachweis
  • Gutschrift, Stornierung oder Niederschlagung
  • Einzugsmöglichkeit per DTA oder SEPA

Und über das in HADES integrierte Formularwesen (Report-Editor) können alle Ausdrucke genauso erstellt werden, wie Sie diese benötigen– Texte, Layout und Logos können individualisiert werden. Ganz so, wie Sie es wünschen! Hierbei ist unser Formularservice Ihnen gern behilflich oder erstellt gleich ganze Formularsätze nach Ihren Vorgaben / Mustern…

Der Formulargenerator (Report-Editor)

Zum Lieferumfang von HADES gehört auch ein Formulargenerator, mit dem Sie Reports (Formularvorlagen) selber frei gestalten können oder die standardmäßig mitgelieferten Reports (u.a. Grabregister und -scheine, Gebührenbescheide u.v.m) auf einfache Art an Ihre Bedürfnisse wie z.B. bestehende Vordrucke etc. anpassen können.

Wählen Sie aus den über 200 im Standard mitgelieferten Reports einen zur Bearbeitung aus oder legen Sie selber eigene neue Berichte, Auswertungen oder Statistiken an und filtern Sie die gewünschten Angaben direkt über Abfragen aus der Datenbank.

Aber natürlich können Sie auch eigene Ideen und Wünsche einfließen lassen. So können mit den Gebührenbescheiden z.B. auch gleichzeitig anhängende Überweisungsformulare komplett mit den Daten der Gebührenbescheide ausgefüllt werden. Das vereinfacht dem Gebührenbescheid-Empfänger die Zahlung und Ihnen das lästige Recherchieren bei unvollständigen Zahlungsangaben (wer hat welchen Gebührenbescheid bezahlt?…).

Alles kann nach eigenen Wünschen gestaltet und angepasst werden: z.B. Schriftarten, Schriftgrößen, fett, kursiv, unterstrichen, rechtsbündig, linksbündig, zentriert usw. Eingebundene Grafiken sind ebenso möglich wie Statistiken in Diagrammform und natürlich werden diese auch in Farbe ausgedruckt.

Sie können z.B. in Ihren Graburkunden das Signet oder Logo Ihrer Verwaltung mit eindrucken lassen, Rahmen oder andere Stilelemente in die Berichte integrieren usw.

Mit dem Formulargenerator können auch Fotos auf einfache Art in Ausdrucke integriert werden (z.B. Grabdokumentation, Grabpflege / Zustandsbericht u.v.m.)

Alles in allem bedeutet der Formulargenerator für Sie größere Flexibilität und die Möglichkeit, die oftmals so schlichten und nüchternen Computerausdrucke einfach schöner und ansehnlicher zu gestalten. Letztlich repräsentieren diese auch Ihre Verwaltung nach außen!

Auswertungen und Serienbriefe

Bereits standardmäßig bietet HADES mit seinen über 160 enthaltenen Listen, Auswertungen und Ausdrucken eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Ausgabe von Daten. Ergänzt wird dieses noch durch den Formular-Generator, der die Neuanlage oder Individualisierung solcher Berichte (sog. „Reports“) ermöglicht.

So können alle in HADES enthaltenen Reports entweder selbst oder durch unseren Formularservice nach Mustervorlage angepasst und z.B. mit dem Logo des Friedhofs versehen werden oder auch im Layout ganz so angepasst werden, wie Sie es wünschen!

Hierzu gibt es in den HADES-Stammdaten eine eigene Formularverwaltung, die die Reports -kategorisiert nach Arten, wie z.B. Bescheide, Anordnungen, Urkunden, Listen etc.- in übersichtlicher Form anzeigt und definiert, ob es sich um einen Standard- oder einen individualisierten Report handelt.

Natürlich bietet HADES auch eine Serienbrief-Funktion, z.B. um alle Nutzungsberechtigten von Grabstätten anzuschreiben, deren Nutzungsrecht zu einem bestimmten Datum ausläuft – inkl. eines Angebots zur Verlängerung und eines Antwortschreibens an die Verwaltung zurück.

Oder schreiben Sie mit nur einem Mausklick alle Nutzungsberechtigten von Verstorbenen des vergangenen Jahres an und und und…

Ergänzt werden diese ohnehin umfangreichen Funktionen noch um die Möglichkeit, alle als Suchergebnis einer individuellen Suche angezeigten Ergebnisse als Excel- oder csv-Serienbriefdatei auszugeben.

So können Sie nach selbstdefinierten Filtern gefundene Daten inkl. aller relevanten Grab- und Verstorbenendaten für Serienbriefe verwenden und mit Word oder Open Office auf bequeme Weise anschreiben oder in einer Tabellenkalkulation weiter auswerten!

Skalierbare Stammdaten

HADES verfügt über eine sehr umfangreiche, mandantenfähige Stammdaten-Verwaltung, die es nach Einrichtung ermöglicht, Ihre Verwaltungsprozesse eins zu eins zu adaptieren und Verwaltungsaufgaben automatisiert durchführen zu lassen.

Dadurch, dass sich HADES über die Stammdaten flexibel auf alle individuellen Gegebenheiten des oder der zu verwaltenden Friedhöfe einstellen lässt, richtet sich das Verfahren nach den Vorgaben der Verwaltung und nicht umgekehrt – so standardisiert ist HADES auf die Bedürfnisse jeglicher Friedhofsgrößen dennoch individuell zugeschnitten.

Im Prinzip müssen lediglich die Friedhofssatzung, die Gebührenordnung sowie die Grabstätten inkl. aller Nebendaten eingerichtet werden und alle weiterführenden Aufgaben, wie z.B. die Vorgangsverwaltung oder die Bescheiderstellung, übernehmen ausgeklügelte Mechanismen und effiziente Assistenten, sodass der Arbeitsaufwand hierüber minimiert wird.

Und zur Ergänzung bestehender Stammdaten können diese auch direkt während der Arbeit an einem Vorgang im Verwaltungsbereich von HADES erfasst werden, ohne nochmals in die Stammdatenverwaltung wechseln zu müssen. So gibt es z.B. ein selbstlernendes Straßen und PLZ-Orte -Verzeichnis, das sich durch Ihre Eingaben von selbst vervollständigt und nachfolgende Eingaben immer mehr erleichtert.

Einige Features der Stammdaten:

  • mandantenfähige Rechtsträger-/Friedhofsstammdaten
  • automatisierte, bundeslandbezogene Feiertage (auch für Österreich und die Schweiz)
  • Grabarten, Grabstätten, Stellen- und Lager-Verwaltung
  • zeitraumbezogene Grab-Sperrungen (z.B. für Friedhofsentwicklungsplanung)
  • Verwaltung gesperrter Bereiche / Gräber z.B. zur Friedhofsentwicklungsplanung
  • optional zeitraumbezogene Gebühren, die den Grab- und Bestattungsarten sowie den Erwerbsvorgängen zugeordnet werden
  • beliebige Auswahl- und Filterkriterien
  • Personendatenverwaltung mit deren Rollen
  • mehr als 160 voreingerichtete Formularvordrucke
  • Verwaltung von Erlöskonten, Kostenstellen etc. zur Überleitung an FiBu, AnBu / KoRe

und vieles, vieles mehr…

Personendaten verwalten

In der Friedhofsverwaltung gilt es nicht nur eine große Menge an Gräbern und Grabstätten zu verwalten, sondern auch einen ganzen Pool von Personen und personenbezogenen Daten. Um diese komfortabel und übersichtlich händeln zu können, gibt es in HADES einen weiteren, zentralen Stammdatenbereich, nämlich die Personenstammdaten:

Die Personendaten können verschiedene Rollen, wie z.B. Nutzungsberechtigte, Verstorbene, Bestatter, Steinmetze aber auch z.B. Pfarrer, Redner und Organisten übernehmen. Dabei helfen ausgeklügelte Mechanismen unnötige, doppelte Erfassung von Personen effektiv zu verhindern. Einmal angelegt werden die Personen in HADES nur noch ausgewählt und den jeweils benötigten Funktionen z.B. zur Bestattung oder der Grabstätte zugeordnet. So entstehen Beziehungen der Daten untereinander und diese erlauben z.B. schnelle Auskünfte wie „an welchen Gräbern hat XY ein Nutzungsrecht, ist Nutzungsnachfolger, hat offene Bescheide“ usw.

Neben den üblichen postalischen Angaben und evtl. Bemerkungen zur Person kann die Personendatenverwaltung noch unzählige weitere Daten, wie z.B. eMail-Angaben, die Bankverbindung für evtl. erteilte Einzugsermächtigungen u.v..m. aufnehmen

Über eine entsprechende Funktion können ausgewählte Personen auch direkt über Microsoft Word oder OpenOffice mittels einer hinterlegbaren (Serien-)Briefvorlage angeschrieben werden.

Und bei Anbindung an ein Meldewesen-Verfahren können diese Daten auch direkt nach HADES übernommen werden – das spart jede Menge Zeit und evtl. Fehler durch manuelle Eingaben.

Meldewesen-Import-Schnittstellen

So, wie HADES Buchungen ex- oder importieren kann, können auch personenbezogene Daten aus Meldewesen-Verfahren importiert und abgeglichen werden. Natürlich ist dieses abhängig von den Möglichkeiten des jeweiligen Meldewesens und nur unter Berücksichtigung des Datenschutzes – aus technischer Sicht jedoch kein Problem und für HADES sowohl im kleinen als auch im großen Stil mehrfach umgesetzt.

Sinn und Zweck hierbei ist, personenbezogene Daten -seien es die von Verstorbenen oder Nutzungsberechtigten oder sonstigen Personen- möglichst komfortabel und ohne die Gefahr von evtl. Schreibfehlern und Doppel-Eingaben auszuwählen anstelle manuell eingeben zu müssen. Dies spart Arbeit und vermeidet Fehler und Redundanzen.

Wir unterscheiden hierbei in drei Kategorien:

a)      ein einmaliger Import in die Personendaten oder

b)      ein fortlaufender Datenabgleich mit dem Meldewesen

c)      direkter (lesender) Zugriff auf die Datenbank des Meldewesens

 

So ist es z.B. möglich, zum Ersteinsatz von HADES einen Initial-Datenbestand aus dem Meldewesen komplett nach HADES zu importieren, um die Daten möglichst vieler Personen schoneinmal in HADES greifbar zu haben, um diese nicht nach und nach im Bestattungsfall manuell eingeben zu müssen.

Auf der anderen Seite können aktuelle Sterbefälle oder geänderte Personendaten aus dem Meldewesen auch über eindeutige Kriterien (bspw. Personalausweisnr. o.ä.) fallweise übergeben und automatisiert mit den bereits in HADES vorhandenen Personendaten abgeglichen werden.

Bei der Suche nach Personen können Sie bei Einsatz einer Meldewesen-Schnittstelle dann ganz einfach entscheiden, ob eine Person aus dem Meldewesen oder aus HADES verwendet werden soll und welche der Datenquellen maßgeblich sein soll. Ganz einfach über den entsprechenden Suchdialog…

Oberfläche und Ergonomie

Bei der Entwicklung von HADES haben wir uns viele Gedanken darum gemacht, wie wir die tägliche Verwaltungsarbeit mit einer modernen, umfangreichen und dennoch einfach zu bedienenden Software möglichst angenehm gestalten können.

Herausgekommen ist dabei eine übersichtliche und logisch aufgebaute Programm-Oberfläche, die allen ergonomischen Anforderungen sowie dem typischen Windows-„Look&Feel“ genügt. Der Anwender wird dabei regelrecht durch die Verwaltungsvorgänge geführt und durch zahlreiche Assistenten unterstützt, die die Arbeit bei komplizierteren Fällen, wie z.B. einer Nutzungsrecht-Verlängerung mit Übertragung des Nutzungsrechts, wesentlich erleichtern.

Durch den strukturierten und durchdachten Aufbau von HADES, der sich an der praxisnahen Arbeitsweise der Verwaltung orientiert, entspricht der sog. „Workflow“ der regulären Vorgehensweise von Vorgängen – aber selbstverständlich kann der Anwender auch die von ihm aktuell benötigte Funktion direkt ansteuern.

Schnelle, präzise Auskünfte und einfach zu erstellende Auswertungen sind dank benutzerfreundlicher Dialoge kein Problem und so unterstützt HADES effektiv bei der Erledigung der täglichen Arbeit.

Der modulare Aufbau von HADES ermöglicht zudem einen genauen Zuschnitt der Software auf die Belange und Anforderungen der Friedhöfe und integriert sich nahtlos in die Prozesse Ihrer Verwaltung – so deckt beispielsweise bereits die umfangreiche Basisversion alle benötigten Funktionalitäten ab und kann durch die verschiedenen Zusatzmodule, wie z.B. Grafik, Grabpflege, NKF-Bilanzierung und vieles mehr beliebig erweitert werden.

Erleben Sie selbst, wie einfach die Arbeit mit HADES funktionieren kann und lassen Sie sich doch mit einer live-Präsentation persönlich oder via Fernwartung ganz unverbindlich und kostenlos überzeugen!

Selbstverständlich verfügt HADES auch über ein ausgeklügeltes Benutzerrechte-System, mit dem über ein Administrations-Tool für jeden Anwender dedizierte Rechte vergeben werden können.

Grundsätzlich muss sich jeder Anwender über seinen Benutzernamen und ein Passwort anmelden:

Über das Administrations-Tool lassen sich nicht nur für jeden Bereich in HADES und bis auf Feldebene herunter die Rechte „sichtbar / unsichtbar“ sowie „bearbeiten“ vergeben, es können auch Benutzergruppen angelegt werden, denen später die einzelnen Anwender nur noch zugewiesen werden müssen, um die gewünschten Standardrechte zu erhalten. Unabhängig davon können jedem Anwender noch individuelle Rechte vergeben werden. Selbstverständlich fügt sich HADES auch in Microsoft Active Directory – Strukturen (LDAP) nahtlos ein und minimiert hierüber den administrativen Aufwand zusätzlich.

Außerdem steht standardmäßig ein leistungsstarkes Datensicherungs-Tool zur Verfügung, das auch auf externen Medien automatisiert vollständige oder inkrementielle Sicherungen von HADES erzeugt.